Контроль деятельности организации - Академия профессионального развития

Контроль деятельности организации

Система контроля деятельности организации поможет вам установить, измерить и скорректировать все бизнес-процессы. Это — ключевой аспект управления

Без системы контроля деятельности организации само руководство не несёт смысла. Без неё вы не сможете понять, работают ли ваши инициативы, выполняются ли все ваши задания. Без неё вы не сможете полноценно руководить работой учреждения. Цели и стратегия вашей работы сами по себе подразумевают контроль.

Четыре шага

  1. Установить стандарты и методы оценки деятельности.
  2. Оценить деятельность.
  3. Определить, что соответствует стандарту, а что нет.
  4. Принять необходимые меры.

Определить стандарты и методы

По сути, они являются критериями деятельности. Об этом пишет портал «iEduNote». Это — определённые точки в программе всей работы, в которых измеряется эффективность, чтобы руководитель получал сигналы о том, что что-то идёт не так. Таким образом отпадает необходимость следить за каждой мелочью.

Стандарты чётко определяют измеримые показатели. Например, в медучреждении можно измерить количество используемых ресурсов или результаты работы (как профессиональная оценка, так и ценность, которую пациент придаёт улучшению качества своей жизни в результате вмешательства), время, которое пациент проводит в очереди, спрос на платные услуги.

Оценить деятельность

Желательно выявлять любые отклонения от норм заранее и предпринимать необходимые меры.

Если стандарты установлены корректно, и есть возможность точно определить, что и как сотрудники делают, оценка актуальной или предполагаемой деятельности не составит труда. Но существуют аспекты работы организации, которые сложно оценить или определить для них стандарт.

Установить количество часов работы для определённого сотрудника несложно, как и узнать отработал ли он их. Намного сложнее оценить, насколько качественно он выполнил свою работу. В таких случаях приходится полагаться на более общую оценку, как например отзывы пациентов или удовлетворённость сотрудников своей работой.

Определить соответствие стандарту

Сделать это, конечно, несложно, но выполнять этот шаг нужно ответственно. Для этого нужно аккуратно сравнить, соответствуют ли выбранные показатели ожидаемым. Если всё сходится, то можно уверенно заявить, что деятельность учреждения у вас под полным контролем, и не вмешиваться в неё.

Принять меры

Делать это нужно, если предыдущий шаг выявил несоответствия и тщательный анализ показывает, что необходимы корректировки. Они могут затрагивать как один, так и несколько аспектов деятельности.

Например, если спрос на платные медицинские услуги упал, необходимо задуматься об их качестве и, возможно, ещё и рекламе.

На этом этапе может оказаться, что проблема не в том, как сотрудники работают, а в неверно установленных стандартах. В таком случае нужно вносить изменения именно в них.

Если руководитель игнорирует какой-то из этапов контроля деятельности организации, то это уже не контроль, а наблюдение. Его роль в том, чтобы улучшить качество работы учреждения, а не выявить прошлые ошибки, недостатки и проблемы.

3 вида контроля деятельности организации

Опережающий. Это — попытка выявить и предсказать проблему или отклонение от стандарта до того, как они произойдут. Он подразумевает активные или даже агрессивные по своей природе действия, которые не позволят этим проблемам и отклонениям произойти. Существует два вида опережающего контроля.

  1. «Диагностический» контроль должен определить, какое отклонение случилось или случится. Бухгалтер, который получает ежемесячный отчёт о расходах и доходах занимается именно этим. Он может легко определить наличие проблемы, но не её причину. Выяснить её — самая сложная часть всего процесса.
  2. «Терапевтический» контроль отвечает и на вопрос что, и на вопрос почему, после чего предпринимаются необходимые действия. Яркий пример — двигатели с внутренней системой контроля скорости, которые снижают её при определённых обстоятельствах. Другой пример — руководитель обучает сотрудника, выполняя роль коуча. Когда обучаемый решает задачу, руководитель внимательно следит за этим. Его цель — выявить любое отклонение от установленных норм в процессе выполнения. Если оно происходит, его нужно заметить, понять причину и скорректировать немедленно. Контроль и коррекция происходят одновременно, а не спустя несколько дней.

Превентивный. Ещё его называют «рулевой контроль», потому что он позволяет принять меры в процессе выполнения работы. Поправки или изменения же могут быть сделаны тогда, когда это понадобится. Такой вид контроля деятельности организации позволяет установить такие условия, которые препятствуют возникновению проблем.

Пример — должностная инструкция. Она определяет функции, которые будет выполнять сотрудник, взаимоотношения с коллегами, зоны ответственности и место в организационной структуре. Это должно предотвращать неэффективное распределение обязанностей и возникновение конфликтных ситуаций. Похожую функцию выполняет и описание должности при поиске нового сотрудника, если в нём прописаны требования к навыкам, умениям, обучению и другие необходимые характеристики.

Обратная связь оценивает прошлое, чтобы внести изменения в будущую деятельность. Недостаток такого контроля в том, что он оценивает деятельность, которая уже произошла. Невозможно будет вернуться назад и изменить её так, чтобы она соответствовала стандарту. Любые корректировки вносятся после.

Этот вид контроля деятельности организации ориентируется только на конечный результат. Информация, которую он предоставляет не может использоваться для корректировки работы или проектов, потому что они уже выполнены. Он даёт руководителю понимание того, как выполняется работа в учреждении. С его помощью можно влиять на похожие задачи в будущем.

Как выбрать?

Все формы контроля деятельности организации, которые описаны выше, полезны. Опережающий и превентивный позволяют руководителю вовремя принять меры и довести действующие проекты и задачи до завершения. Это объясняет их привлекательность для управления учреждением.

Но есть у них и недостатки.

  1. Они ресурсоёмки.
  2. Невозможно уследить одновременно за всем, что происходит в учреждении.
  3. В какой-то момент излишний контроль может стать обременительным и начать препятствовать работе. Врач должен помогать пациентам, а не заполнять огромное количество отчётов.

Руководитель должен самостоятельно определить, какие методы контроля лучше подходят для организации, в зависимости от обстоятельств и ситуации.

Ключевые компоненты контроля

Если вы хотите внедрить систему контроля деятельности организации или модернизировать её, вам нужно уделить особое внимание её основным характеристикам. В конкретном случае можно выделить три. Они должны быть в самой основе вашей стратегии с самого начала.

  1. Система должны соответствовать стратегии и целям организации. Если этого не происходит, то она будет неэффективна и недостаточна. Важно понять, что стратегия и цели не должны подстраиваться, наоборот, система контроля должна помогать в их достижении.
  2. Она должна гармонично вписываться в организационную структуру. Для этого нужно понять, как происходит принятие решений на всех уровнях, и распределить ответственность между всеми сотрудниками.

Сотрудники должны быть замотивированы с помощью системы поощрений. Руководители и подчинённые должны быть заинтересованы в том, чтобы учреждение развивалось и добивалось поставленных целей. Эффективность мотивации можно улучшить, попробовав различные методы и выяснив, какие работают лучше.

О 10 способах мотивировать персонал вы можете прочитать в статье в блоге «Академии профессионального развития».

 

Комментарии

Ближайшие мероприятия

«Хвалить нельзя ругать»

«Хвалить нельзя ругать»

Дошкольное образование

Дата проведения: 24 декабря 2019 года

Формат: Онлайн-вебинар

Для Руководителей всех уровней

Подробнее
Практические решения в области перехода на новые ФГОС СПО

Практические решения в области перехода на новые ФГОС СПО

Образование

Дата проведения: 17 - 19 декабря 2019 года

Формат: Международная конференция

Для руководителей профессиональных образовательных организаций

Подробнее

Все мероприятия

Отзывы участников

Все отзывы

Мы в социальных сетях