Организация и проведение совещаний - Академия профессионального развития

Организация и проведение совещаний

Повестка дня, цели, своевременное начало — это всё важно для того, чтобы состоялось совещание. Но как сделать его действительно эффективным?

По результатам исследования компании «Аксима», менее 20 % руководителей хотят повысить эффективность совещаний. Большинство же считает их пустой тратой времени и предпочитает решать вопросы «в рабочем порядке».

Чтобы организовать и провести продуктивное совещание, недостаточно сделать очевидные вещи, как, например, начать вовремя или определить повестку дня. Это всё важно, но является лишь основой. Самый главный ингредиент — личное участие и заинтересованность на всех этапах, а не механическое соблюдение протокола.

Многие руководители не обучались организации совещаний, но сделать это не сложно. Также можно научиться понимать, когда вообще стоит проводить совещание, а когда нет, что делать после его окончания, чтобы время не оказалось потраченным зря.

Портал «Atlassian» опубликовал руководство, в котором описал ингредиенты, которые нужны для того, чтобы организовать и провести эффективное совещание. Вы можете удивиться, когда узнаете, что действительно важно (а что нет).

Что такое эффективное совещание?

Оно начинается вовремя, идёт по плану благодаря грамотному тайм-менеджменту, в нём участвует необходимое количество сотрудников, поставленные цели достигаются. Дело сделано, верно? Нет. Тут ничего не сказано, присутствовали ли на нём именно те люди, которые должны были, обсуждали ли они те вопросы, которые важны, добились ли они конкретного результата для организации.

Эффективное совещание собирает тщательно подобранную группу людей вместе для определённой цели, предоставляет площадку для открытой дискуссии и приносит осязаемый результат:

  • решение;
  • план;
  • список отличных идей, которые нужно опробовать;
  • общее понимание предстоящей работы.

Более того, результаты совещания должны дойти до тех, на чью работу они окажут влияние.

У совещания должна быть чёткая цель

У большинства руководителей очень много встреч в календаре. И ничто не тратит время попусту так, как повторяющиеся совещания, которые не несут никакой пользы для участников и организации. Очень легко стать заложником представления, что это единственный способ взаимодействия.

Некоторые виды совещаний в организации нужны, другие — нет. Например, одна из самых неразумных причин его собирать — чтобы поделиться информацией. Для этого лучше подойдёт электронная почта или корпоративный чат. Исключением будут собрания отделов или общие собрания. Они предоставляют уникальную возможность всем сотрудникам получить прямую информацию от руководителя и, возможно, ответы на вопросы, которые они хотели бы задать.

Как минимум, совещание должно собираться для того, чтобы организовать обсуждение, которое эффективнее в реальном времени, а не в асинхронном режиме переписки. Например, обсуждение выполненных проектов или мозговой штурм.

В лучшем случае, цель совещания — принять решение сделать что-то совместно:

  • поставить цели на будущее;
  • решить проблему;
  • выбрать между одним и другим;
  • спланировать проект и т.д.

Во всех этих случаях проведение совещания, вероятно, является лучшим способом.

Выбирайте участников

Конечно, вам хотелось бы, чтобы присутствовало минимальное количество людей. В то же время, в этой группе должны быть люди с разными взглядами и знаниями, особенно если цель совещания — мозговой штурм или решение сложной проблемы. Чтобы найти баланс, вам придётся положиться на собственное суждение.

Повестка дня

Ничто так не раздражает, как непонимание того, зачем идти на совещание. Что там будет обсуждаться? Зачем меня позвали? Сотруднику нужны ответы на эти вопросы.

В повестке может быть всего один пункт, и это нормально. Идея в том, чтобы был понятен результат, который вы хотите. Например, «Мозговой штурм: ищем 10 или более новых способов сократить расходы на 10 % к концу года». Если вы не сможете описать зачем собирается совещание и каковы его цели, то скорее всего оно будет пустой тратой времени.

Совет: выделите последние 5 минут совещания на то, чтобы закрыть все возникшие вопросы или назначить ответственных. Это важно! Лучше закончить обсуждение немного раньше, чем оставить нерешённые задачи.

Организация и проведение делового совещания подразумевает заинтересованность участников

Хорошо будет начать встречу с того, что вы ожидаете полной отдачи от каждого, кто присутствует. Если у кого-то есть срочная работа, позвольте ему заняться ей, вместо того, чтобы отвлекаться. Будет лучше, если его введут в курс дела позже. В эффективном совещании нет зрителей, только участники.

Выбирайте правильное время

Например, мыслить креативно получается лучше всего после сна. Если нужно организовать мозговой штурм — утро будет самым подходящим временем. Легче всего решать проблемы получается ближе к концу рабочего дня, когда наш мозг немного устаёт. Концентрация на конкретных вещах снижается и человеку становится проще видеть больше возможных решений. Более того, ближе к вечеру сотрудника не будет отвлекать список задач на день.

Нет телефонам и другим гаджетам

За исключением тех, у кого есть определённая задача записывать ход совещания, ноутбуки должны быть закрыты, а телефоны убраны. То, что кто-то может слушать обсуждение и проверять почту одновременно, звучит не очень правдоподобно. Скорее всего, он ещё будет мешать соседу, которого будет это отвлекать. Возможно, он будет постоянно пытаться заглянуть в экран, чтобы проверить, не соцсетями ли занят отвлекающийся сотрудник (чаще всего именно так и будет).

Совет: вместо того, чтобы заставлять всех записывать во время совещания, можно доверить эту обязанность кому-то одному и предоставить для этого доску. После можно сфотографировать её и разослать участникам.

Предоставьте возможность для высказывания новых идей

Это необходимо для того, чтобы находить нестандартные и выгодные решения, провоцировать обсуждение. Это должно происходить не только во время мозговых штурмов, вашим сотрудникам должно быть комфортно выражать свои мысли и идеи в любое время.

Атмосфера доверия

Человеку нужна уверенность, что его мысль, которую он выскажет вслух, не будет иметь негативных последствий для его карьеры. Психологическая безопасность — одна из основных характеристик результативной команды (а что такое группа людей на совещании, если не временная команда?). Руководитель может сам подать пример и высказать спорное предположение.

Установит атмосферу доверия помогут и вопросы, которые углубят дискуссию, даже если вы считает, что уже знаете ответ.

  1. Почему мы считаем, что это верно?
  2. Можешь ли ты объяснить это подробнее?
  3. Как мы можем это измерить?

Такие вопросы показывают вашу заинтересованность и любопытство, вызывают доверие.

Инклюзивность

Если у вас получилось организовать совещание так, что на нём присутствуют сотрудники с разносторонними знаниями и точками зрения, то каждый из них будет «не такой как остальные». Ваша задача — использовать это и предоставить каждому возможность быть услышанным.

Поинтересуйтесь у нового сотрудника его «свежими» идеями. Предоставьте интроверту возможность высказать свои наблюдения и обсудить детали, на которые остальные участники не обратили внимание. Спросите единственного на совещании финансиста, как принятые решения отразятся на его работе.

Совет: если кто-то начал «доминировать» на совещании, попросите его вести записи. Это переведёт его в режим слушателя и даст возможность другим высказаться.

Эффективное совещание имеет конкретный и измеримый результат

47 % работников жалуются, что совещание убивает продуктивность. Более того, они считают, что половина совещаний, в которых они участвуют, попусту тратят их время. 73 % признаются, что во время встреч занимаются «настоящей работой». Это очень печальные цифры. Если вы организовали деловое совещание правильно, то именно оно и будет «настоящей работой».

Ориентируйтесь на результат

Вы знаете план проведения совещания, потому что продумали его. Вы разработали повестку, которая поможет достичь поставленной цели. Придерживайтесь курса. Не позволяйте обсуждению уйти в сторону и не углубляйтесь в технические детали. То, насколько глубоко стоит вникать в каждую проблему, нужно решить самостоятельно.

Совет: «парковка идей» на доске — хороший способ зафиксировать идеи и предложения, которые не подходят теме совещания, и продолжить обсуждение в нужном направлении. Чтобы не потерять доверие сотрудников, важно рассмотреть их позже.

Если совещание ориентировано на результат, не позволяйте ему отходить от главной темы. Настаивайте на конкретном решении, чтобы сотрудники могли предпринять необходимые действия сразу, как только обсуждение закончится. Возможно, у вас не получится добиться единогласия, но это нормально, эффективная командная работа подразумевает взаимное доверие и принятие того решения, к которому вы пришли.

Если совещание проходит неэффективно, примите меры!

К счастью, вы не единственный кому важно, чтобы встреча была продуктивной. Вы можете получить обратную связь от сотрудников с помощью правильных вопросов.

  1. Принесло ли совещание результат для компании?
  2. Присутствовали ли на нём нужные люди? Кого стоит включить в следующий раз?
  3. Были ли понятны цель и повестка совещаний?
  4. Было ли вам легко внести свой вклад в обсуждение?
  5. Нужно ли нам обсуждать эти вопросы чаще? Что мы можем поменять? (Если встречи происходят регулярно).

Даже если совещание было разовое, любая обратная связь поможет вам спланировать следующее. Поддерживайте диалог с теми, кто является постоянным участником, старайтесь сделать каждую последующую встречу более продуктивной.

 

Комментарии

Ближайшие мероприятия

«Хвалить нельзя ругать»

«Хвалить нельзя ругать»

Дошкольное образование

Дата проведения: 24 декабря 2019 года

Формат: Онлайн-вебинар

Для Руководителей всех уровней

Подробнее
Практические решения в области перехода на новые ФГОС СПО

Практические решения в области перехода на новые ФГОС СПО

Образование

Дата проведения: 17 - 19 декабря 2019 года

Формат: Международная конференция

Для руководителей профессиональных образовательных организаций

Подробнее

Все мероприятия

Отзывы участников

Все отзывы

Мы в социальных сетях